その会議、いくらかかっている?会議コストの計算方法と減らし方

会議の費用というと会議室代やお茶代を思い浮かべがちですが、実はいちばん大きいのは参加している人の人件費です。1時間の会議に8人が出れば、その8人の1時間分の給料が使われています。数字にしてみると、何気なく続けている定例会議の重さが見えてきます。

基本の計算式

時給で働いていない人の場合は、年収から時給を出します。

年間の労働時間は、1日8時間×年間の出勤日数で考えると、だいたい1,900〜2,000時間前後です。たとえば年収600万円なら、600万円 ÷ 1,900時間 ≒ 約3,160円が時給の目安になります。

なお、会社側から見ると給料のほかに社会保険料の会社負担分などもかかるため、実際のコストはこれより大きくなります。

計算してみる:週1回の定例会議

時給3,000円相当の人が8人集まり、毎週1時間の定例会議を開いているとします。

• 1回あたり:8人 × 3,000円 × 1時間 = 24,000円
• 1か月(4回):96,000円
• 1年(48回):1,152,000円

毎週なんとなく開いている会議が、年間で100万円を超える計算になります。これが「会議の内容に見合っているか」を考えるきっかけになります。

会議コストを減らす5つの工夫

1. アジェンダ(議題)を事前に共有する。何を決める会議なのかが決まっていないと、話が広がって長引きます。
2. 参加者を絞る。「一応出ておいて」という参加者を1人減らすだけで、コストはそのまま下がります。議事録の共有で十分な人も多いはずです。
3. 時間を短く設定する。60分ではなく45分、30分ではなく25分に設定すると、会議は自然と予定時間いっぱいまで使われるという傾向を逆手に取れます。
4. 報告だけならチャットや文書で済ませる。会議は「その場で議論して決める」ことに使い、情報共有は非同期にします。
5. 定例会議を定期的に見直す。目的を果たした定例会議は、思い切ってやめるか頻度を下げます。

会議中にコストを見える化する

当サイトの「会議コスト計算機」は、参加人数と時給を入れてスタートするだけで、今この会議にいくらかかっているかをリアルタイムで表示します。会議の冒頭で画面に映しておくと、自然と話が簡潔になるかもしれません。